Auswahl einer Standardsoftware für das Krisenmanagement

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Auswahl von Standardsoftware geschieht oft in den nachfolgenden Schritten. Passen Sie diese Liste auf Ihre Bedürfnisse an.

Was sind Ihre Anwendungsfälle?

Alleine durch die Einführung einer Krisenmanagement-Software hat man noch kein Krisenmanagement, sondern nur eine Software. Überlegen Sie sich deshalb am Anfang, mit welchen Anwendungsfällen in Ihrer Organisation zu rechnen ist. Erstellen Sie dazu eine Liste möglicher Krisensituationen, mit einzubindenden Organisationseinheiten, externen Kommunikationslinien und Handlungsoptionen. Skizzieren Sie also zunächst das Krisenmanagement Ihrer Organisation und schaffen Sie sich damit die Basis für alle weiteren Entscheidungen.

Benötigen Sie eine spezialisierte Software?

Kleine Unternehmen können ihr Krisenmanagement im Normalfall mit Excel oder Word organisieren. Für große Unternehmen mit vielen Produkten, Mitarbeitern, Niederlassungen, Kunden und Lieferanten sowie mit komplexen Situationen kann jedoch eine eigene Software sinnvoll sein. Schätzen Sie anhand der Liste der Anwendungsfälle ein, in welche Kategorie Ihre Organisation fällt und ob eine spezialisierte Software sinnvoll und angemessen ist.

Make or buy?

Wenn für Ihre Organisation eine eigene Anwendung sinnvoll ist, dann gibt es zwei Möglichkeiten: Eine Standardsoftware lizensieren oder eine Individiualsoftware erstellen bzw. erstellen lassen. Da Krisenmanagement nicht unmittelbar die zentrale Wertschöpfung betrifft, wird in der Regel eine Standardsoftware die bessere Wahl sein. Das gilt in den meisten Fällen auch dann, wenn man funktional bestimmte Kompromisse eingehen muss, weil das System nicht alle Anforderungen erfüllt. Trotzdem hat man viele Vorteile, weil man sich nicht selbst um die Anpassung an neue gesetzliche Rahmenbedingungen oder an technische Veränderungen wie neue Betriebssysteme oder Browser kümmern muss.

Haben Sie Budget?

Die Lizensierung oder Nutzung einer Standardsoftware erfordert ein entsprechendes Budget. Und selbst bei der Nutzung einer Open-Source-Lösung fallen Kosten für den Betrieb an. Klären Sie daher, wieviel die Einführung der Lösung kosten darf. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die unmittelbaren Lizenz- bzw. SaaS-Kosten, sondern auch Projektkosten für Einführung, Konfiguration und Schulung sowie die laufende Wartung.

Erstellen Sie Ihren Anforderungskatalog

Nehmen Sie Ihre Anwendungsfälle als Grundlage und definieren Sie die Anforderungen, die die Software erfüllen soll. Markieren Sie Anforderungen, die unbedingt erfüllt sein müssen, als Ausschlusskriterium.

Erstellen Sie eine Longlist

Sind Sie zu dem Entschluss gekommen, dass Ihre Organisation eine Standardsoftware für das Krisenmanagement benötigt, so erstellen Sie im nächsten Schritt eine Longlist mit grundsätzlich in Frage kommenden Produkten. Suchen Sie nach Übersichten im Internet und schauen Sie sich grob die Systeme an, die angeboten werden. Als Ausgangspunkt können Sie meine Übersicht „Standardsoftware Krisenmanagement“ nutzen.

Grenzen Sie die Longlist ein

Sortieren Sie Ihre Longlist, indem Sie die angebotenen Produkte nach Ihren Anforderungen bewerten. Produkte, die Ihre Ausschluss-Kriterien nicht erfüllen, fallen raus. Die Reihenfolge der restlichen Produkte ergibt sich aus dem Erfüllungsgrad der Kriterien.

Wählen Sie Ihre Shortlist

Aus der Reihenfolge der Longlist ergibt sich, welche Produkte für Ihr Unternehmen bzw. Ihre Behörde in die engere Wahl kommen. Nehmen Sie die besten zwei oder drei Produkte – das ist Ihre Shortlist. Damit haben Sie Anbieter, mit denen Sie in die letzte Phase gehen.

Die Endauswahl

Gehen Sie mit den verbliebenen Anbietern in deine Endauswahl. Hier werden nicht mehr nur funktionale Dinge erörtert, sondern zunehmend auch kaufmännische Themen geklärt. Deshalb sollten Sie sich gut mit Ihrem Einkäufer abstimmen, um das Optimum für Ihre Organisation herauszuholen. 

Die Entscheidung

Entscheiden Sie sich für den Anbieter und für das Produkt, dass die Kriterien Ihrer Organisation am besten erfüllt, das einen sinnvollen Preis hat, aber bei dem Sie auch auch ein gutes Gefühl haben.

Natürlich ist das ein idealisierter Verlauf. In der Realität verlaufen die Dinge oft anders. Vielleicht wird trotz Zusage Ihr Budget nicht freigegeben. Vielleicht erfüllt der von Ihnen favorisierte Anbieter wichtige Anforderungen nicht oder liegt deutlich über Ihrem Budget. Hier müssen Sie Ihren eigenen Weg finden.