Gelenkte Dokumente im Unternehmen oder in der Behörde: Für ein Richtlinien-Management gibt es zahlreiche Standard-Tools mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Diese Seite möchte Sie dabei unterstützen, den Auswahlprozess strukturiert und kompetent zu gestalten, damit Sie sich am Ende für das Tool entscheiden, das am besten zur Ihren spezifischen Rahmenbedingungen und Anforderungen passt.

Übersicht

Dieser Leitfaden liefert Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Auswahl einer Software für das Richtlinienmanagement. Beschrieben ist ein grundsätzliches Vorgehen mit Projektstart, Projektplanung, Grobkonzeption, Ausschreibung, Auswahl und Entscheidung, das Sie auf Ihre Situation anpassen können.

Der Leitfaden umfasst die folgenden Schritte:

  • Projektstart
  • Anforderungen definieren
  • Tool-Auswahl und Vertragsabschluss

1. Projektstart

Hierzu gehören Punkte wie:

  • Ist-Zustand und Probleme klären
  • Lösungsansatz beschreiben
  • Nutzen für die Organisation erarbeiten
  • Grundsätzliche Bereitschaft und Fähigkeit klären, ein solches Projekt durchzuführen
  • Ziele und Scope klären
  • Erste Marktsichtung durchführen
  • Sollzustand definieren
  • Grobkonzept zusammenstellen
  • Projektplan erstellen
  • Review
  • Entscheidungsvorlage erstellen und zur Genehmigung vorlegen

Detaillierte Hinweise zum Vorgehen finden Sie hier:
Auswahl einer Unternehmens-Software - Projektstart

2. Anforderungen definieren

Damit Sie die am besten auf Sie passende Richtlinienmanagement-Software finden können, sollten Sie zunächst die Rahmenbedingungen Ihrer Organisation und die allgemeine Anforderungen an ein solches Tool erarbeiten. Das führt Sie zu wichtigen Überlegungen, deren Extrakt in die Kriterien- und Testkataloge einfließt, mit denen Sie die Tool-Auswahl gestalten.

Detaillierte Hinweise zum Vorgehen finden Sie hier:
Auswahl einer Unternehmens-Software - Anforderungen definieren

Hilfestellungen zur Definition der Anforderungen an eine ISMS-Software finden Sie hier:
Anforderungen an ein Tool für Richtlinien-Management

Vorlage für einen Kriterienkatalog:
Excel-Anforderungskatalog zur Auswahl einer Policy-Management-Software

3. Tool-Auswahl und Vertragsabschluss

Dazu gehören Aufgaben wie:

  • Longlist erstellen
  • Verfahren planen
  • Informationen der Produktanbieter einholen
  • Anbieterpräsentationen
  • Shortlist erstellen
  • Proof of concept
  • Testversion
  • Anbieter weiter eingrenzen
  • Angebotspräsentationen
  • Verhandlungen
  • Entscheidungsvorlage zu Beschaffung und Einführung des Tools und Genehmigung
  • Vertragsabschluss

Detaillierte Hinweise zum Vorgehen finden Sie hier:
Auswahl einer Unternehmens-Software - Tool-Auswahl und Vertragsabschluss

Übersicht zu Produkten in D/A/CH-Markt:
Marktübersicht Richtlinien-Management-Software